クライアントとのメールを全部やめたら無駄な時間が減った

クライアントとのメールはとにかくめんどくさい。

送信相手の会社名・名前を入力し、「いつもお世話になります」の枕詞から入り、先日のメールの件で～・・・と前置きで説明し、、、

サラリーマン時代はこの無駄なやりとりを疑問ももたずにやっていたが、フリーになってクライアントとのやりとりが増えてくると、1つ返信するだけでもものすごい時間がかかってしまう。

メールの返答に集中力や貴重な時間を奪われていることに嫌気がさしてきました。

了解の返事だけに5分～10分。

先方の連絡に対して了解しましたよという旨の返答をするだけでも、基本の定型文から入り、素っ気なくなりすぎない程度の文章を考えてメールをしないといけません。

口頭であれば5秒で終わる作業が、5分から10分程度かかってしまっている。
それも頻繁に！

チャットワーク、Slack、最悪LINEでも、、、これらのコミュニケーションツールでやりとりができれば、無駄な定型文は不要になります。

専用のトピック（グループ）を立てれば、口頭でやりとりする感覚で意思の疎通ができます。

ある客先の会社でコミュニケーションツールを導入しようという話がでました。

そこのスタッフは年齢層が高く、通常の電子メールを送るのもたどたどしい有様だったので、いきなりチャットワークはハードル高いな、、、と内心思っていました。

しかしその思いは外れて、ツール導入後には「すごく便利になった」と喜んでいる年配スタッフがいたのです。

提案して断られたら仕方なし！
受け入れてもらえれば便利さを理解してもらおう！

それくらいの軽い気持ちで、電子メールのやり取りが多いクライアントに対して、別のコミュニケーションツールを使うことを提案することにしました。

最初は当然ながら、聞いたこともないツールを使うことに抵抗があったのですが、何とか説得をして、まずは担当者レベルだけでも使ってもらうよう話をもっていきました。

すべてのクライアントに対してはまだアプローチできていませんが、一部のクライアントは操作方法さえ覚えてしまえば、嫌がらずに使ってくれました。

クライアントのリテラシーに合わせてコミュニケーションツールを変えていくことは必要ですが、お互いに無駄なメールが減ることは嬉しいに決まっています。

確認しましたよ、という意思表示のメールは数秒で終わらせてしまいましょう！